協同組合の組合員となり、外国人技能実習制度を活用した技能実習生の受け入れ申込みを行う。その後、雇用条件書や求人票など、募集活動に必要な情報について専門家と打ち合わせを行う。
雇用条件書および求人票の情報にもとづいて現地での募集を開始。
面接を実施し、内定者と雇用契約の締結を行う。
海外在住の外国人材を採用する場合は、在留資格認定証明書交付申請を地方出入国在留管理局へ行う。日本在住の外国人材を採用する場合は、在留資格変更許可申請または就労資格証明書交付申請を地方出入国在留管理局へ行う。入管での審査が終わり承認されると、在留資格の認定証明書(COE: Certificate of Eligibility)が交付される。
在留資格認定証明書(COE)の原本を内定者の国に転送。就労者本人が現地の日本大使館に出向き、在留資格認定証明書(COE)とパスポートを提出し、査証(ビザ)発給申請を行う。査証(ビザ)が発給されると、パスポートに捺印が行われる。
航空券や宿泊施設手配、最低限の生活備品の購入など、外国人材を受入れるための準備をすすめる。入国する空港または港での入国審査で、在留資格認定証明書と査証が貼られたパスポートを提示し、無事審査が終わると在留カードが渡される。日本上陸後、約1か月間の講習を受講し、その後実習場所に配属される。